Kapd el az időrablókat!

🧟‍♂️Az időrablók nagyon alattomosak, egészen észrevétlenül lopakodnak az életünkbe, és lopják a perceinket, óráinkat, anélkül, hogy ennek tudatában lennénk. Egyszer csak azt vesszük észre, hogy elment az idő, és még csak azt sem tudjuk megmondani, hogy mire.

❗️Felmérések kimutatták, hogy az öt leggyakoribb időrablók ezek:

👉1. Félbeszakítások
👉2. Halogatás
👉3. Túl gyorsan változó prioritások
👉4. Rossz tervezés
👉5. Várni kell válaszokra

❓Mit gondoltok erről?❓

A fenti időrabló viselkedésekkel az a legnagyobb baj, hogy legtöbbünknek már szokásaivá váltak. Éppen ezért az igazi veszély abban rejlik, hogy ha nem deríted ki, melyek a legveszélyesebb időrablóid, ha nem készítesz tervet arra, hogyan szabadulj meg tőlük, nem fog változni semmi, és sorra beleesel ugyanabba a hibába, az idő pedig elpazarolódik.

A jelenleg fennálló helyzetben elkerülhetetlenek a FÉLBESZAKÍTÁSok, amikor családtagok,akár "csak egy kérdés" erejéig, de félbeszakítják a munkavégzésedet, kizökkentenek a gondolatmenetedből
👉 Bontsd blokkokra a napod! Legyen munkaidő, amikor nem zavarhat senki. Kérd meg a körülötted lévőket, hogy ezt tartsák tiszteletben. Ez neked is jó, mert ebben az idősávban fókuszáltan, koncentráltan tudsz a tevékenységedre összpontosítani.
Nem könnyű időszak, amiben most vagyunk és a várható összezártság próbára teszi majd alkalmazkodóképességünket, türelmünket, idegszálainkat.

Ha munkahelyen lennél, ott is találkozhatsz félbeszakításokkal, amikor egy-egy váratlan telefon, betoppanó látogató hasít bele munkavégzésedbe. Tény, hogy vannak félbeszakítások, melyek szükségtelenek és indokolatlanok, sőt, valóban dühítőek, vannak azonban közöttük szükségesek és elkerülhetetlenek. Legtöbbünkre igaz, hogy ha két álló napon át semmivel sem szakítanának félbe, ez azt jelenti, nincs elvégzendő munkánk.

A félbeszakításokat általában a következő típus valamelyikéhez sorolhatjuk:

➡️ 1.Szükségtelen félbeszakítások.

Ezekről akkor beszélünk, ha valaki váratlanul, előzetes bejelentkezés nélkül toppan be hozzád, vagy hív fel telefonon, mert úgy feltételezi (megjegyzem tévesen), hogy érdekel, amit mondani akar, vagy te úgy gondolja, hogy rendelkezel a szükséges információval, nálad van a bölcsek köve, vagy te vagy az ügyért felelős személy. Ha azonban ezek egyike sem áll fenn, az tiszta időpazarlás és ezeket minél gyorsabban be kell fejezni, de még jobb elkerülni

➡️ 2.Szükséges félbeszakítások.

Ezekről akkor beszélünk, ha olyan dologról van szó, ami ugyan érdekel téged, amelyre vonatkozóan te rendelkezel a szükséges információkkal, vagy, amelyért te felelsz. Meg kell jegyezni, hogy a szükséges félbeszakításnak ebben a formában értéke van, és azzal azonnal foglalkozni kell, kivéve akkor, ha tényleg teljesen alkalmatlan az időpont.

➡️ 3.Nem megfelelő időben történő félbeszakítások.

Ezekről akkor beszélünk, ha szükséges és jogos volt a megzavarás, de nem igényel s.o.s. intéznivalót, így ebben az esetben meg kell állapodni egy másik időpontban, amikor már jó nekünk. Bármennyire nem s.o.s., azért ne halogasd sokáig.

Törekedj arra, hogy feltárd a félbeszakítás okát, mely segíthet abban, hogy melyik típusról van szó és mit kell tenned.
Ha valaki félbeszakít, neked kell célzott kérdést feltenni, arra vonatkozóan, hogy ezt kiderítsd, így ezzel tulajdonképpen átdobod a labdát a félbeszakító személynek. Ha ügyesen kérdezel, ennek az lesz a burkolt üzenete, hogy igazolják a betolakodásukat. Válaszként egy kérést, egy igényt vagy egy kérdést fogsz hallani,aminek alapján azonnal értékelni tudod majd a félbeszakítás fontosságát, az elintézéshez szükséges időt, és ennek megfelelően cselekedhetsz.

"Ej, ráérünk arra még!"

Bizonyára a címben elhangzott mondat ismerős mindenkinek, és elég gyakran igyekszünk is megbirkózni vele (több kevesebb sikerrel). DE aztán, miután egy régóta halogatott dolgot végre megcsinálunk, az nagyon jó érzés, ugye?

📦Te is tudod biztosan magadról, hogy miket szoktál leginkább az "ej, ráérünk arra még" dobozba tenni. Ha jól megnézed, ezek bizony a számodra kellemetlen, nyomasztó vagy unalmasnak tartott munkákat jelenti, aminek elvégzését próbálod minél későbbre tolni, aminek következtében az a doboz, csak telik, csak telik....

Vannak például olyanok, akik ki nem állhatnak havi jelentéseket írni, pénzügyeket rendbe tenni, új emberekkel megismerkedni, csoportok előtt beszélni, e-mailekre válaszolni, levinni a szemetet, orvoshoz menni, sportolni. Ahhoz hogy sikeres, produktív, egészséges legyél néha bizony elkerülhetetlen, hogy kilépj a komfortzónánkból. Elfordulhat, hogy egy-egy számodra nem túl kellemes feladat elvégzésével kapcsolatos természetes reakciód, hogy eltolod a végrehajtását. Ha így teszel, azzal hagyod, hogy az események irányítsanak téged, és nem pedig fordítva.

Most arra kérlek, hogy gondold át az alábbi kérdéseket és válaszold meg őket magadban:

❓Mi a valódi oka az indokolatlan időhúzásnak, hogy valamit nem akarsz megcsinálni? Csak őszintén! 😉
❓Miért áldozol fel fontos, megoldásra váró dolgokat, lényegtelenért?

Ha ezekre válaszoltál, és szembenéztél a színtiszta igazsággal, akkor máris közelebb kerültél a megoldáshoz,

A halogatás egyik lehetséges oka, hogy bizonyos feladatok azért tologatunk, mert túl nagyok, időigényesek, vagy túl bonyolultak, és így túlságosan is nyomasztónak tűnhetnek számodra. Ezzel szemben a rövid, könnyű és élvezetes feladatok mindig több örömet jelentenek.

Ne aggódj, van megoldás!

☝️A nagynak és nehéznek tűnő feladatokat kevésbé nyomasztóvá teheted, ha megfogadod Henry Ford tanácsát:

❗️"Semmi sem igazán nehéz, ha apró teendőkre bontjuk."

A fontos teendők halogatásának további okai is lehetnek, ilyenek
- a túlzott felelősségérzet (ez bénítólag is hathat rád),
- az információhiány,
- a ködös, nem egyértelmű célok,
- félelem a kudarctól,
- a nem megfelelő időzítés.

Előfordulhat, hogy azért halogatsz, mert egyfajta apátia kerített hatalmába: nem érdekel, mi történik. Ha sikerül felismerned halogatásod okait, sikeresen veheted fel velük szemben a küzdelmet.

Mindezektől függetlenül, a halogatás bizony szörnyű erejű időrabló.
A legeredményesebben úgy küzdheted le, ha valamilyen módon átitatod magadat azzal a meggyőződéssel, hogy az adott feladat elvégzése sürgős és nem tűr halasztást.

❗️❗️Ahhoz, hogy a konkrét megoldások is megszülessenek, fontos összeszedned, hogy

➡️➡️➡️ hogyan tudod rávenni magad a feladat azonnali elvégzésére és nem tologatni.

Segítek, és adok néhány tippet:

👉 szabj határidőt magadnak az adott feladat elvégzéséhez;
👉 ha van feladatlistád, akkor az elvégzendő feladatok fontossági sorrendjében hozd előre;
👉 tudatosítsd magadban, hogy a feladat elvégzése elégedett és örömteli érzéssel fog eltölteni, ez ösztönözni fog majd a mihamarabbi elvégzésre;
👉 oszd kisebb feladatokra, hogy könnyebben és gyorsabban teljesíthetővé váljon, ne alakuljon ki benned a nyomasztó érzés;
👉tedd játékossá a feladatvégzést, hogy ne legyen kellemetlen/nyomasztó/unalmas érzet a feladatvégzéssel kapcsolatban;
👉és végre hagytam a legjobbat: önjutalmazással ösztönözd magad. 😉

❓Ti miket szoktatok halogatni? (kommentben jöhetnek nem csak munkával kapcsolatos dolgok is, hanem egyéb mindennapos tevékenységek pl.: iratok rendezése, szanálás....stb.)

Mi történik akkor, ha a prioritások gyorsan változnak?

A jelenlegi helyzetben ez szinte mindenkit érint most, hiszen a korábbi tervek felborultak és csaknem napról napra változnak a prioritásaink az éppen kialakult élethelyzetnek megfelelően.

Jelen helyzetben a dolgok olyan gyorsan történnek, hogy embert próbáló feladat a vállalkozást vezetőknek megfelelően reagálni a lehetőségekre és a problémákra, az erőforrásokra a mindenkori helyzettől függően,amit hol az egyik, hol a másik "fronton" vetnek be. Ez lehet nagyon izgalmas állapot is, mert lehetnek személyek, akik számára igazi élvezetet jelent, de csak akkor, ha ezeknek a prioritás-változtatásoknak, erőforrás-átcsoportosításoknak valóban fontos céljuk van.

Ha azonban az emberek nem látják az ezek mögött húzódó célokat,úgy fogják érezni hogy csak lökdösik őket ide-oda. Ez különösen megfigyelhető akkor, amikor ha "a hét/hónap/nap válságát" még meg sem oldották, és az ajtón már dönget a következő.

👀 A prioritások gyors változásának hatását tudományosan is vizsgálták és kísérleteket végeztek patkányokon, hogy miképpen reagálnak a prioritások változására.
⬇️
🐁 "A kutatók úgy kondicionálták a patkányokat, hogy bizonyos zajok, szagok, eljárások meghozták számukra a kívánt eleséget.
Ha a patkányok megtanulták a megfelelő műveleteket, bármikor hozzájuthattak az eleséghez. Ez hihetetlenül egészséges és boldog patkányokat eredményezett. Amikor az állatok elérték ezt a paradicsomi állapotot, a kutatók kezdték megváltoztatni a szabályokat (módosítani a prioritásokat).
A patkányoknak tapasztalniuk kellett, hogy a szokásos műveletek nem szolgáltatták a kívánt eredményt, és új műveleteket kellett megtanulniuk.
Amikor ezeket is megtanulták, a kutatók újból változtattak a játékszabályokon, és a patkányoknak ismét a nulláról kellett kezdeniük.
📢 Az ilyen művelet-változtatási ciklus után a patkányok néha kezdtek másként viselkedni:
☝️Először az volt megfigyelhető, hogy rendkívül ingerülten reagálnak dolgokra, és kezdtek ellenségesen viselkedni egymással.
☝️ Aztán apátia vett rajtuk erőt: leültek,és nem csináltak semmit. Sőt, elpusztultak."
⬆️
ℹ️ Szerencsére nem vagyunk patkányok, és velünk nem bánnak ilyen mostohán, ennek ellenére érdekes párhuzamok figyelhetőek meg a mi életünkkel.

❓VEZETŐKÉNT gondold át az alábbi kérdéseket:

👉 - Hogyan tudom elkerülni a változás érzésével járó kudarc és zavar érzetét?
👉 - Ha most nem szűkítjük le a fennálló extrém helyzetre a kérdést, akkor általában szokássá vált-e a prioritás-változás, vagy csak egyedi esetről van szó?
👉 - Van-e hatásköröm a feladatok delegálására?

❓Mit tudsz tenni?

👉- Tudatosítsd magadban, hogy nincs befolyásod felette (csökken a feszültség és kudarc érzés)!
👉- Alkalmazkodj az állapothoz (újratervezem és reagálok a megváltozott feladatlistára, határidőkhöz);!
👉- Kezdeményezd a szervezeten belüli megfelelő kommunikáció és információáramlás kialakítását/fejlesztését!
👉- Dolgozz össze a munkatársakkal, alkossátok meg közösen a megoldási javaslatokat a gyors prioritásváltozások elkerülése érdekében!

❗️Ha BEOSZTOTT vagy és az ilyen gyorsan történő prioritás-változások miatt eluralkodna rajtad a rossz érzés, a kudarc, a legjobb, ha konzultálsz a vezetőddel és igyekezz megérteni a változtatások mögött húzódószándékot, így sokkal könnyebben fogsz tudni alkalmazkodni a kialakult új helyzethez, és még a munkakedvedet, produktivitásodat is meg tudod őríni.

Tervezz, alkoss, gyarapíts!

❓Mi történik akkor, ha nem jó a tervezés, vagy hiányzik?

A rossz tervezés olyan időrabló, ami rajtunk múlik, mi szabadítjuk magunkra.